『本と文房具とスグレモノ』

文房具ライター:フミヒロです。身近で安価で即効性のある成長アイテムが文房具です。毎日、情報を発信します♪

【定時で帰る仕事術】こだわり文房具で職場を超効率化する方法③ TODOリストを公開せよ!

ロディア No.11 方眼罫 オレンジ 3冊セット cf11200

職場を効率化する一番の近道は「悩む時間」「迷う時間」「探す時間」を撲滅させることです。こういう時間は一番非生産的です。でも、こういう時間が大好きなメンバーもいて、唸って考えているだけで仕事をしたつもりになっているのです。

僕は、悩んだり迷ったり探したりして、20代の会社人生のほとんどを使い果たしてしまいました。今、思い返すと本当にもったいないです。泣きたいくらいです。そんな切ない思いを若い世代がしないように書き残しておきますね。

  1. 悩む時間
  2. 迷う時間
  3. 探す時間

この3つの時間をメンバーから撲滅する方法は簡単です。ぜひ実践しましょう。この撲滅にいち早く取り組んでいる会社もたくさんありますからね。絶対に真似できます。出来ると思えば何でも簡単にやれてしまうものなんですよ!早速紹介しますね。

まずは、朝一ミーティングを行います。それぞれ今日やるべき仕事のTODOリストを公開してもらいます。そして、その作業時間に「標準時間」を設けて目標を持って仕事してもらうのです。次の日は、達成できた理由を解析します。

もちろん、出来なかった時にはその理由を解析します。出来ない理由はとめどなく出てくるので、それが自分の段取りの悪さと決断力の無さだと気がつくまで続けるのです。最後に徹底した標準作業化と整理整頓を行えば完了するはずです。

これをやってもついてこれないチームメイトは諦めましょう(笑)

僕はロディアメモを使ってTODOリストを作成するので、それを紹介しますね。

ロディア No.11 方眼罫 オレンジ 3冊セット cf11200

ロディア No.11 方眼罫 オレンジ 3冊セット cf11200

 

浮かんできた思考を逃さない「ロディアメモ」

僕たちの思考はカレーを料理する鍋のようなものだと例えることが出来ます。グツグツと色んな素材が煮えていて、ある時はジャガイモが浮かんできて、すぐに人参、玉ねぎなど浮かんでは消え沈んでいくような感じです。

僕はこの例えが非常に気に入っていて、浮かんできた瞬間に掴み出さないと、もう二度と会えないかも知れないと考えています。だから、思い浮かんだ瞬間に、すぐさまメモに書き込まないと忘れ去ってしまうのです。ここが非常に大事なところです。

朝、起きた瞬間からメモを持っていて浮かんだことを次々に書いていきます。起きてから2時間以内が一番脳の働きが良いです。僕はその時間に作ったTODOリストを、その日のうちに実行に移します。初めの一歩が大事だからです。

一歩踏み出せないものはお蔵入りしてしまう場合が多いので、僕は無理をしても一歩目を、その日のうちにやっておくのです。そこがノウハウです。

f:id:fumihiro1192:20170726205710j:plain

チームで「TODOリスト」を共有しよう!

さらに大事なのはチームで共有すること。もっと言えばリーダーがメンバーのTODOリストを把握していることが重要です。それさえ出来れば、仕事を細切れに分解して、手分けしてことに当たることが出来ますからね。

分解できる仕事なんてないよ!という声が聞こえてきますが、それが出来ないと仕事が属人化してしまって、最終的にはどうにもならない融通の利かない職場になってしまうのです。ぜひとも、細分化して手分けができる仕事にしてください。

そもそも、そこがリーダーの腕の見せ所なんですよ!

チームメンバーが「今日の仕事はこれだけです」と宣言できる。そしてそれを助け合えるチームって素敵ですよ。ぜひとも、目指してくださいね。そのためにメンバー全員がTODOリストを朝一番で持ち寄って公開する職場作りをお勧めします。

頑張ってみてくださいね。


最後まで読んでくださって、ありがとうございます。感謝です。

合わせて読んでいただきたい僕の文房具ブログ

fumihiro1192.hatenablog.com

fumihiro1192.hatenablog.com

fumihiro1192.hatenablog.com

fumihiro1192.hatenablog.com